【海外出張(とくにカンファレンス、展示会)初心者必見】初参加前に伝えておきたい注意点と対策法

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はてなくん
はてなくん

今度初めての海外出張に行くんだけどどんなことに気をつけたらいいかな?

海外出張持ち物リストとかは調べたけどカンファレンスや展示会はとくに気をつけることあるかな?

エレキ旦那
エレキ旦那

海外出張と言っても”カンファレンス”や”展示会”とかに参加する場合と製品開発で海外に行くのでは注意ポイントが違うからピンポイントで伝えるね!

 私は仕事で、CES(ラスベガス)、MWC (バルセロナ)、SIGGRAPH(ロサンゼルス)に参加してきました。その中で不便に感じることや大変だったことがあったのでここで対策を紹介します!

 ちなみに前職では製品開発のためよく海外出張していましたが、”海外出張”と言う一括りにするには条件が違いすぎるので、カンファレンス、展示会(以下、イベント)でとくに感じたことをお伝えします。

海外のカンファレンス、展示会の特徴と問題点について

まず、海外でイベントに参加するにあたりどのような特徴と問題点があるかをまとめてみました!

テーマ特徴問題点
会場ホール等の大きい会場日本人にはとにかく寒い
記録新技術、論文レベルの言葉が当たり前聞き取ってPCなどに記録するのは難しい
食事お祭り状態混み合っていて食べれない or 高すぎる
作業調べ物やレポートはその都度作業が必要  作業場はなく床で作業することも多い
入場数万以上の人が来場入場に非常に時間がかかる
移動会場が分かれていることもある1日の移動が多い
海外イベントで不便に感じた6つの問題

とくに不便を感じた6つの項目について私なりの対策を紹介していきます!

会場が寒すぎる問題

これは海外あるあるだと思うのですが、海外の屋内は季節関係なく冷房が異常に効いています

日本人にとっては涼しいという感覚よりも完全に「寒い」です。

とくにカンファレンスなどは会場でずっと座って話を聞いていることが多いのでかなり冷えます。

私の場合、SIGGRAPG参加時、夏だったため半袖しか会場に持って行っていませんでした。

途中から寒すぎて聴講どころではなかったです。。。

 

会場と屋外の温度差はすごいので着たり脱いだりできる上着を用意することを薦めます

荷物にならずに防寒機能もバッチリなユニクロのウルトラライトダウンが重宝します!

来年度はMWCも6月に開催すると発表していたのでこのような注意が必要です。

是非防寒はしっかりと!

 

リアルタイムでリスニングして記録を残すの難しい問題

カンファレンスや展示会では常に専門性の高い情報が流れています。

英語に自信があっても論文レベルの発表を聴講したり、最新の技術展示内容をスタッフとディスカッションするのはなかなか難しいものです。

また、キャッチした情報を忘れないうちにパソコンやノートに記録するのはさらに困難です。

 

そこで私は「とにかく映像で残す」ということを意識しています。

スマホで撮影をするのはもちろんですが、気になったときにスマホを取り出して撮影するのではワンテンポ遅くなってしまいます。

なので、片手でブレない動画撮影が可能な”DJI OSMO POKET”を使ったり、

首からネックレスのように下げたりシャツに取り付けて動画を撮影することができる”Insta360 GO”を使って常に撮影していました。

 

データは膨大になりますが、必要ないデータはホテルに到着後削除するだけで済みます。

自分の記憶を思い出して文字起こしをするよりも断然効率的で確実な情報を収集することができます。

※撮影禁止エリアなどには気をつけましょう。

 

会場の食事が混み合っているうえに高すぎる問題

国際カンファレンスや有名な展示会はイベント自体がお祭り状態になっています。

CESの場合、毎年18万人近くの人が来場します。

SXSWでは40万人以上が来場すると言われています。

これだけの人が集まるので近隣の飲食店だけでなくキッチンカーなどの臨時店舗も開かれますが、お昼時などは30分以上並ぶことがよくあります。

長い時間をかけて並んでランチを購入するのですが、ハンバーガーだけで15$などなかなかの値段です。まさに祭りの屋台状態です。

これはハンバーガーセットで20$近くしました。。。

 

なので、ランチは持っていくことをオススメします。

スーパーなどでサンドイッチなどを買って行ってもいいですが、

ホテルの朝食でバナナなどの果物、サンドイッチなどを持ち帰るのが普通なので私はそれランチとして持って行っています。

ジップロックを持っていると何かと使えるので、ジップロックは旅の必須アイテムです。

 

床で作業する状況が多すぎる問題

一日中会場で情報を収集していることが多いが、座って纏めることも必要になってくる。

デスクやベンチが都合よく空いていれば良いが会場は非常に人が多いので座る場所がなかなか見つかりません

そんなとき海外の会場では床で作業している人がたくさんいます。

エレキ旦那
エレキ旦那

MWCのときの写真だね。ベンチや地面でくつろいでいる人がいっぱいいます。

海外では本当によく見る光景。

通路の端っこや階段、庭などで座って作業したり、ランチをしたり。

日本ではあまり床に座りませんが海外ではよく見かけます。

実際イベントではベンチなどが空いていないので仕方なく座ることもしばしば。

そのため、座れる格好を意識した方がいいですね。

スカートや綺麗な格好では座りにくいかもしれません。

カンファレンスや展示会ではビジネスが目的でもカジュアルな格好の人がたくさんいるので問題ありません

海外で疲れも溜まりやすいので休み休み参加できるよう格好も気をつけましょう!

 

入場にめちゃくちゃ時間かかる問題

来場者数の多いイベントなので朝の入場時は入り口でとても時間がかかります。

事前登録をしてるのですがそれでも本人確認に時間がかかってします。

 

顔認証があれば事前登録がマストです!

昨年参加したWMC2019では事前登録の際に顔認証用の顔写真を登録して、当日は顔認証で3秒程度で入り口ゲートをくぐることができました!

まだまだ導入されていないイベントも多いですが、今後は大きいイベントで当たり前になってくるので、事前登録時にしっかりと顔写真も登録する事をオススメします!

会場が多くて移動が多すぎる問題

大きいイベントの場合は会場自体がいくつも用意されていることが多く、シャトルバスが走っていることもよくあります。

会場間や宿までの移動はシャトルバスに乗るのが一番安上がりですが混み合っていて30分以上乗れないこともよくあります

そこでせっかく海外に行った場合は”Uber”、”Lyft”といったライドシェアサービスを活用するのもオススメです!

空港に到着してホテルに向かう時から使えるし、滞在中の細かい移動もしやすいです。

アプリの登録は日本でもできるので事前しておくとスムーズに使えます!

 

まとめ

海外出張と一言でいっても目的や国によって状況は様々だと思います。

今回はカンファレンスや展示会で私自身困ったことがある内容をまとめてみました。

事前に準備しておけばほとんど対策することができます!

今はコロナの影響で海外出張が少なくなっていますが、海外は色んな発見があります。

是非楽しんで海外出張に挑んでください!

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